3 pasos simples para empezar a controlar tus ingresos

Uno de los grandes problemas de los dueños de buses es que no saben con certeza cuánto dinero entra en sus unidades. La mayoría se conforma con la cuota fija que entrega el piloto: este paga el diésel del día y entrega el resto. Pero, ¿qué pasa cuando esa cuota no corresponde a lo que realmente se generó?

La realidad es que muchos buses, en días de alta demanda, deberían entregar más de la tarifa mínima… y no lo hacen. Por eso, quiero sugerirte 3 pasos simples que puedes empezar a aplicar esta misma semana para tener más control y empezar a detectar fugas en tu operación y poder analizar si te conviene hacer cambios en tu forma de operar.

Paso 1: Registra los ingresos y busca patrones

Sí, la mayoría de dueños ya anotan cuánto entrega cada bus. El problema es que lo hacen de forma mecánica, y hoy en día solo lo utilizan para apuntar los faltantes que tienen sus pilotos y ayudantes, además que es posible que la mayoría lo haga de forma manual.

La sugerencia que te traigo es que además de registrar tus ingresos, busques patrones cómo los siguientes:

• ¿Hay días en que ciertos buses no entregan la tarifa?

• ¿Qué días de la semana o del mes son los más frecuentes en los que no entregan la tarifa?

• ¿En los días de alta demanda, es posible que no entreguen la tarifa?

• ¿Hay pilotos que siempre tienen faltantes en el mes frente a otros en la misma ruta?

Para el registro, puedes empezar en un cuaderno, pero lo recomendable es llevarlo en Excel o Google Sheets (Si no sabes que es eso escríbeme y yo te puedo ayudar a explicartelo, solo ve a la sección de contacto y déjame un mensaje), porque allí podrás hacer análisis más detallados y descubrir tendencias.

De hecho, en otro artículo te enseñaré cómo analizar esos datos para identificar fugas de dinero y más adelante compartiré contigo un formato que te ayude a llevar el control de los ingresos y gastos de tus buses y puedas identificar cuanto te está representando cada bus.

Paso 2: Realiza inspecciones sorpresa

No se trata de poner supervisores todos los días. La clave está en ser estratégico:

• Escoge días donde ya detectaste irregularidades en el paso 1.

• Escoge días de alta demanda, como los días de mercado.

• Envía a alguien de confianza a contar pasajeros o a monitorear los viajes.

Con esta verificación puntual podrás comparar lo observado con lo que el piloto entrega.

Muchas veces descubrirás que en esos días, el bus debería dar más de la tarifa fija que recibes.

Algunas empresas incluso ponen cámaras y luego hacen el conteo manual de los videos.

No es lo más rápido, pero da una visión clara de la realidad.

Paso 3: Implementa un sistema de tickets electrónicos

La forma más sólida de controlar ingresos es que cada pasajero reciba un ticket. Aquí tienes dos caminos que se me ocurren que puedes implementar:

1. Sistema de la SAT

   • Ya existen dispositivos que emiten facturas electrónicas y las envían al correo o al número del pasajero.

   • Esto te permite tener un registro exacto de cada pago.

2. Un sistema adaptado a tus necesidades

   • Puede ser una aplicación móvil que genere recibos digitales y a los cuales puedes tener acceso y ayudas a que los pasajeros adapten el sistema sin tener que brindar su información personal, que es un punto de dolor para ellos con este sistema.

   • Este sistema puede ser una muy buena alternativa para controlar tus ingresos, pero esto puede llevar un tiempo el tenerlo listo.

Este tercer paso que te propongo puede generarte muchas dudas y cierta molestia, ya que lo puedes llegar a ver como una forma de controlarte más por medio del gobierno, sin embargo, es una alternativa que considero que se debe tomar en cuenta, en especial si se crea un sistema adaptado a tus necesidades, ya que tú tienes el control.

Lo importante es que lo uses a tu favor para tener más control desde ahora.

Cierre

El peor enemigo de tu negocio no es el diésel ni los repuestos caros… es no saber cuánto dinero realmente entra en tus buses.

Yo mismo probé sistemas de conteo con cámaras y sensores que, en la práctica, no funcionaron en nuestra realidad porque muchos buses van con la puerta abierta y el ayudante entra y sale todo el tiempo. Por eso hoy te compartí estos tres pasos simples que no dependen de tecnología cara y que son fáciles de implementar.

Si este artículo te ayudó a ver y a tomar acción sobre cómo puedes empezar a recuperar dinero que hoy se pierde, suscríbete a mi lista de correos. Cada semana recibirás consejos prácticos sobre cómo controlar tus ingresos, cómo la seguridad puede mejorar tu operación y cómo gestionar a tu personal sin complicarte.

Suscríbete aquí y no te pierdas el próximo artículo.