Cómo usar una hoja de cálculo simple para detectar fugas de dinero en tu empresa de buses

Introducción: El dolor que nadie quiere admitir

En algunas empresas de transporte es complejo llevar el orden y la contabilidad ya que todo se maneja en efectivo.

En ocasiones, los pilotos y ayudantes no llevan la tarifa y esto significa que se les tiene que apuntar para hacer un descuento al pago de fin de mes, otras veces, los pilotos o ayudantes reportan pequeños gastos que tuvieron por algún tema con el bus, cómo cambio de fricciones, o bien una manguera, etc., convirtiéndose estos pequeños gastos en algo que no controlas. Si eres dueño o administrador de buses en Guatemala, seguramente esto te suena familiar.

Este tipo de gastos, entre otras cosas, hacen difícil de llevar un buen control en las finanzas de tu empresa, y, además, algunas personas que leen estos artículos pasan horas haciendo cuentas para cuadrar el dinero y ordenar las finanzas. Para esto, seguramente llevan algún cuaderno donde apuntan lo que ingresa y lo que se gasta y ya con eso se sienten tranquilos.

Pero el llevar estos apuntes a mano, muchas veces hace complicado poder identificar patrones, que te permitan tomar acciones más inteligentes a la hora de realizar ciertas supervisiones.

Pero aquí viene la parte importante:

👉 No necesitas una app sofisticada para empezar a detectar patrones.👉 No necesitas cámaras ni GPS para arrancar.👉 No necesitas invertir miles de quetzales para tener control.

Lo que necesitas es una simple hoja de cálculo que cualquier persona puede usar y que te puede dar la facilidad de poder hacer distintos tipos de análisis que te ayuden a mejorar tus operaciones.

Este artículo te mostrará cómo puedes preparar esa hoja de cálculo y cómo la puedes usar.

1. La verdad incómoda: las fugas no se detectan porque el dueño no tiene datos

La mayoría de los dueños de transporte en Guatemala trabaja así:

• Se define una tarifa al piloto en base a experiencia

• Se apunta en una libreta lo que se trajo ese día

• No existen registros de cuántas personas viajaron

• No se guarda un registro histórico, más que la propia libreta

• No hay comparación entre días, rutas u horarios

• No hay un patrón que indique cuándo algo está mal

Sin datos, cualquier excusa se vuelve válida:

“Hoy bajó la gente.”“Se me arruinó una manguera.”“Nos asaltaron.”

Y así, día tras día, se escapan Q20 aquí, Q15 allá, Q10 en otra vuelta…

Hasta que al final del mes la pérdida real puede superar los Q1,000 – Q2,000 por toda tu flotilla y tú sin darte cuenta.

La buena noticia es que esta situación se puede controlar.

Y empieza por usar una hoja de cálculo simple que te dé claridad diaria.

2. Un archivo de Excel una forma sencilla de registrar ingresos y gastos

Lo que necesitas es un archivo, en el cuál contengas una hoja en la que se registren todos los ingresos y los gastos y selecciones si estos pertenecen a cada bus o a gastos generales de la empresa, nada complicado y luego que en el archivo en otras hojas se ordene la información por bus y así puedas hacer análisis y sacar conclusiones.

La hoja principal que recomiendo debe tener lo siguiente:

Datos a incluir en la hoja de registros de ingresos y gastos

• Fecha

• Bus

• Descripción de monto

• Monto en Q (Ya sea Ingresos o gastos)

• Clasificación de gasto

• Tipo de Gasto

• Ingreso

Esto te permite crear otras hojas en las que registres por día, por semana o por mes todos los gastos e ingresos, para poderlos analizar. Puedes tener una hoja que registre todos los gastos e ingresos, y una hoja de presupuesto por mes para ver si se está cumpliendo lo que esperas.

Con esto, podrías empezar a llevar el registro de tus ingresos y gastos y compararlos con el presupuesto que dispones para cada tipo de gasto, además de los ingresos.

3. Cómo detectar fugas usando patrones (sin acusar a nadie)

Aquí es donde la hoja de cálculo se vuelve poderosa, ya que tienes un lugar donde registras todo lo que ingresas y gastas y en las hojas adicionales puedes buscar patrones.No te da solo números: te da evidencia.

Fíjate en estos patrones:

Patrón 1: Cumplimiento de tarifa por bus

Si hay un bus que algunos días no entrega la tarifa, puedes identificar esos días de forma puntual y si existe algún patrón específico:

Los días viernes entre quincenas el piloto A no entrega la tarifa, y de aquí puedes hacer hipótesis, no está entregando porque quizás ya se está terminando su pago del mes y necesita dinero para ciertos gastos familiares.

Patrón 2: Meses en los que se reducen los ingresos

Empiezas a notar que año con año, en ciertos meses del año el cumplimiento de la tarifa no se da para ciertos buses con ciertos horarios, quizás por la estacionalidad, o por factores cómo finalización de clases, vacaciones de medio año, etc.

Patrón 3: Los gastos se empiezan a incrementar en cierto mes

Existe cierto patrón en el Bus C en el cuál los gastos se incrementan en cierto mes del año, quizás por la falta un mantenimiento adecuado, o por condiciones del clima que afectan al bus.

4. ¿Por qué funciona tan bien una hoja de cálculo?

Porque:

• Te hace la tarea de registro más fácil

• Te da datos históricos

• Puedes ver patrones sin subjetividad

• Te permite tomar decisiones basadas en números

• Te protege sin necesidad de tecnología compleja

No es la herramienta final, pero sí es el primer paso para digitalizar tu empresa, y te prepara para sistemas más avanzados como Controla tus Buses.

5. Qué debes registrar todos los días

Lo que necesitas agregar en tu hoja de cálculo, que incluso puede ser un forms el que se llene y conectar ese forms al archivo, para que aún sea más fácil y debe tener la siguiente información:

• Fecha

• Bus

• Descripción de monto (Valor para describir el tipo de gasto)

• Monto en Q (Ya sea Ingresos o gastos)

• Tipo de monto (Ingreso o Gasto)

• Si el anterior fue gasto: Tipo de Gasto

La hoja hace el resto automáticamente.

6. ¿Y si mañana quieres pasar a un sistema digital completo?

Si arrancas con una hoja simple, en un par de meses vas a tener:

• Trazas de ingresos

• Trazas de gastos

• Datos para tomar decisiones

• Indicadores de rendimiento por bus y por piloto

• Patrones para detectar fugas

Todos esos datos son la base exacta que necesitarás cuando instales:

• App de piloto

• App de administrador

• Contador de pasajeros

• Control de ingresos digital

• GPS

• Alertas de velocidad

• Reportes en tiempo real

Por eso este artículo es clave en tu estrategia de transformación digital.

Conclusión: Control no es pelear, es medir

Controlar no significa desconfiar.Significa medir.

Con una hoja de cálculo simple puedes:

• Reducir fugas

• Aumentar tus ingresos

• Tomar mejores decisiones

• Disminuir gastos

• Proteger tu patrimonio

Todo sin pelear, sin complicarte y sin gastar un centavo.

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